Les machines sont commandées, le local se prépare et votre projet commence à devenir concret. Mais avant d’accueillir vos premiers élèves, il reste à organiser le planning, définir les offres, ouvrir les réservations et faire connaître le studio.
Dans les 60 derniers jours, l’objectif est de rendre votre studio prêt à accueillir, à vendre et à fonctionner au quotidien. Avancez dans cet ordre : confirmer les conditions d’ouverture, construire votre offre, préparer les réservations, communiquer, puis tester l’ensemble.
Le calendrier en un coup d’œil
- J–60 → J–46Confirmer ce qui permettra réellement d’ouvrir
- J–45 → J–31Construire un planning et des formules lisibles
- J–30 → J–21Préparer les réservations et les paiements
- J–20 → J–14Annoncer l’ouverture et donner une prochaine étape
- J–13 → J–7Tester une réservation et une vraie séance
- J–6 → premier coursFinaliser l’accueil
Pour suivre votre préparation, retrouvez la checklist Fitmee des 60 jours avant l’ouverture en complément de cet article.
Checklist gratuite
Ouvrir son studio de Pilates : la checklist des 60 derniers jours
6 étapes, de J–60 au jour J.
Pour chaque action, notez un responsable, une date prévue et un statut.
Sommaire
- 01De J–60 à J–46 : confirmer ce qui permettra réellement d’ouvrir
- 02De J–45 à J–31 : construire un planning et des formules lisibles
- 03De J–30 à J–21 : préparer les réservations et les paiements
- 04De J–20 à J–14 : annoncer l’ouverture et donner une prochaine étape
- 05De J–13 à J–7 : tester une réservation et une vraie séance
- 06De J–6 au premier cours : finaliser l’accueil
- →Préparer l’ouverture sans tout faire au dernier moment
1. De J–60 à J–46 : confirmer ce qui permettra réellement d’ouvrir
Avant d’annoncer une date ferme, identifiez les éléments dont dépend l’ouverture : disponibilité du local, fin des travaux, livraison du matériel, installation et disponibilité des intervenants.
Faites également le point avec les interlocuteurs compétents sur les démarches, les assurances et les conditions d’accueil du public applicables à votre studio.
Puis précisez votre offre : Pilates au sol, Reformer, cours privés, collectifs ou ateliers. Ces choix déterminent le matériel, l’aménagement et la capacité des séances.
Pour un cours de Reformer, huit machines utilisables permettent par exemple d’accueillir huit participants, si l’organisation retenue prévoit une machine par personne. Pour un cours au sol, la capacité doit tenir compte de l’espace disponible et de la circulation nécessaire pour enseigner.
À ce stade, préparez aussi une solution en cas de retard : quels cours pourriez-vous maintenir, et lesquels devraient être reportés ?
2. De J–45 à J–31 : construire un planning et des formules lisibles
Votre premier planning doit être réaliste pour les clients comme pour vous. Confirmez les disponibilités des enseignants et prévoyez le temps d’accueil, de rangement et de préparation entre les séances.
Mieux vaut proposer des créneaux que vous pouvez assurer régulièrement, puis ajuster selon la demande, plutôt que multiplier les cours dès le départ.
Définissez ensuite quelques formules faciles à comprendre : séance découverte, cours à l’unité, carnet ou abonnement. Pour chacune, précisez :
- Le prix et les séances accessibles.
- La durée de validité.
- Les conditions de réservation.
- Les règles d’annulation et de restitution des crédits.
Une formule valable pour le Pilates au sol ne doit pas laisser penser qu’elle donne également accès au Reformer si ce n’est pas le cas.
Chaque séance indique sa validité et les cours auxquels elle donne accès.
Avant d’annuler, l’élève voit si son crédit lui sera rendu.
Ces décisions doivent précéder le paramétrage du logiciel : l’outil appliquera une organisation que vous aurez définie.
3. De J–30 à J–21 : préparer les réservations et les paiements
Votre futur client doit pouvoir comprendre ce qu’il achète, choisir son cours et retrouver sa confirmation depuis un téléphone.
Configurez dans votre logiciel de réservation les horaires, les lieux, les capacités et les formules. Vérifiez ensuite les paiements, les informations de facturation et les règles d’annulation.
L’élève distingue le Reformer du Mat et voit les places disponibles.
Il retrouve ses séances confirmées, avec l’adresse et le lien pour annuler.
Prévoyez un lien de réservation à partager sur Instagram, WhatsApp ou vos autres supports. Si vous avez un site, vérifiez comment y présenter les cours et donner accès au planning.
Avec Fitmee, vous pouvez préparer le planning, les offres, les réservations et les paiements dans un même outil. Le choix de l’offre dépend de votre fonctionnement : gérer un studio seul et travailler avec plusieurs coachs ne nécessitent pas les mêmes accès. Avec la Garantie Lancement, vous pouvez paramétrer le logiciel avant l’ouverture sans payer l’abonnement.
Préparez également les informations du premier cours : adresse, accès, heure d’arrivée, tenue et matériel à apporter. Elles doivent être faciles à retrouver après la réservation.
4. De J–20 à J–14 : annoncer l’ouverture et donner une prochaine étape
Votre communication doit permettre de répondre rapidement à quatre questions :
- Où se trouve le studio ?
- Quels cours sont proposés ?
- À qui s’adressent-ils ?
- Comment réserver ?
Présentez le lieu, les enseignants et le déroulement d’une première séance. Des photos réelles et des explications accessibles aideront les personnes qui hésitent, notamment lorsqu’elles découvrent le Reformer.
Sur votre site, vos réseaux sociaux et vos supports locaux, gardez les mêmes informations pratiques et le même accès aux réservations.
Si vous constituez une liste de personnes intéressées, expliquez quels messages elles recevront et recueillez leur accord pour les communications proposées.
Vous envisagez des préventes ? Vérifiez avant leur lancement la validité des achats, l’accès aux cours et les conditions prévues si l’ouverture est décalée. Vos clients doivent savoir quand ils pourront utiliser leur formule.
5. De J–13 à J–7 : tester une réservation et une vraie séance
Avant de laisser les premiers clients découvrir les problèmes, reproduisez leur parcours avec des données de test :
- Achetez une formule.
- Réservez un cours.
- Consultez la confirmation.
- Testez une annulation.
- Contrôlez ensuite le paiement, le crédit utilisé ou restitué et la facture correspondante.
Vérifiez aussi qu’un cours complet n’accepte pas d’inscription supplémentaire. Si vous utilisez une liste d’attente, observez ce que reçoit le client lorsqu’une place se libère et ce qu’il doit faire pour la réserver.
Organisez ensuite une séance test. Elle permettra d’évaluer ce qu’un écran ne montre pas : l’accueil, l’accès aux équipements, la circulation, les consignes et le temps nécessaire entre deux groupes.
Notez les problèmes, attribuez une personne responsable de chaque correction et fixez une date de résolution.
6. De J–6 au premier cours : finaliser l’accueil
Dans la dernière semaine, concentrez-vous sur ce qui conditionne l’expérience des premiers élèves.
Confirmez les intervenants, les inscriptions et les horaires. Vérifiez le lieu, le matériel, la signalétique et les informations pratiques transmises aux participants.
Prévoyez aussi comment réagir à :
- Une absence d’enseignant.
- Un équipement indisponible.
- Un problème de réservation.
L’équipe doit savoir qui contacter et comment informer les clients.
Le premier jour, gardez du temps pour accueillir les nouveaux, expliquer le fonctionnement du studio et répondre aux questions. Après les cours, recueillez les retours et ajustez ce qui doit l’être.
Pour finir
Préparer l’ouverture sans tout faire au dernier moment
La checklist sert à rendre les tâches visibles et à repérer les blocages suffisamment tôt. Pour chaque action, notez un responsable, une date prévue et un statut.
Checklist gratuite · PDF à remplir
La checklist des 60 jours avant l’ouverture
Télécharger la checklistVotre priorité reste de préparer un parcours cohérent : découvrir le studio, comprendre l’offre, réserver, payer et arriver au premier cours avec les bonnes informations.
Vous ouvrez un studio de Pilates ? Venez en démonstration avec votre date d’ouverture prévue, votre planning, vos formules et votre organisation pour préparer vos premières réservations.
Questions fréquentes
Que doit permettre un logiciel de réservation pour un studio de Pilates ?
Votre futur client doit pouvoir comprendre ce qu’il achète, choisir son cours et retrouver sa confirmation depuis un téléphone. Le logiciel doit donc vous permettre de configurer les horaires, les lieux, les capacités et les formules, puis de gérer les paiements, les informations de facturation et les règles d’annulation. Avec Fitmee, vous pouvez préparer le planning, les offres, les réservations et les paiements dans un même outil.
Quand préparer les réservations avant l’ouverture d’un studio de Pilates ?
Préparez les réservations et les paiements entre J–30 et J–21. Vous pourrez ensuite annoncer l’ouverture entre J–20 et J–14, avec le même accès aux réservations sur votre site, vos réseaux sociaux et vos supports locaux.
Combien de participants accueillir dans un cours de Reformer ?
Cela dépend du nombre de machines utilisables. Huit machines permettent par exemple d’accueillir huit participants, si l’organisation retenue prévoit une machine par personne.
Que tester avant les premiers cours ?
Achetez une formule, réservez un cours, consultez la confirmation et testez une annulation. Contrôlez ensuite le paiement, le crédit utilisé ou restitué et la facture correspondante, puis organisez une séance test.
Peut-on paramétrer Fitmee avant l’ouverture du studio ?
Oui. La Garantie Lancement permet de paramétrer le logiciel avant l’ouverture sans payer l’abonnement. La facturation commence à l’ouverture, avec trois premiers mois sans engagement, puis un engagement de 12 mois si vous poursuivez.
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